落としどころを考えながら司会するスキル

サービス担当者会議は、それぞれに忙しいサービス担当者に集まってもらって開催するもの。ですから原則として、30分、あるいは1時間と設定した時間内で終わるよう、司会進行することが大切です。全く何のイメージも持たずに会議に臨んでは、時間通りに話を納めるのが難しくなります。事前に立てたタイムスケジュールに沿って、どのように話を進めるか、そして、どれぐらいの時間でどのような結論に導くかをイメージしながら進行していくことが必要です。

話が長く、脱線しやすい参加者には、事前に聞いた話からポイントを絞り、「今日はこの話を5分程度で」というように指定して話してもらうとスムーズです。それでも話が長くなる場合は、「時間に限りがあるので」「利用者さんが疲れてしまうので」などの理由を挙げて、話を切り上げてくれるよう伝えるとよいでしょう。

サービス担当者会議では、ケアマネジャーはこうした司会進行をしながら、時間管理や記録など、一度に何役もこなす必要があります。もし全ての役割を1人で担うのは難しいと思うなら、参加者や同僚、上司にサポート役をお願いすることです。たとえば、タイムキーパーを頼んだり、記録をお任せしたりすれば、負担はずいぶん軽くなります。また、会議では思いがけず話が脱線して時間がかかってしまうこともあります。これを避けるため、会議冒頭で「話が脱線したことに気づいた人は声をかけてください」と参加者にお願いしておくのもよいと思います。

サービス担当者会議は、ケアマネジャーのためではなく、利用者のために開催するものです。ですから、ケアマネジャー1人で頑張りすぎず、参加者にいかにして協力してもらうかを考えればよいのです。

そもそも、1回の会議で全ての課題を解決することなどできません。ケアマネジャーは全体の流れを意識し、今日は時間内にこれだけは結論を出そうなど、最低限の目標を決めて司会進行していけばよいと思います。

具体的な話を聞き出すスキル

参加者の中には、口が重く、なかなか発言してくれない方もいます。そういう方に「○○さんはいかがですか」と、漠然と意見を求めても有益な発言は得られません。しかしサービスを提供している担当者なのですから、利用者について何かしら情報を持っているはずです。発言を求めるときには、「外出介助の際に玄関先でふらついたとのことでしたが、そのときのことを詳しく話していただけますか」など、参加者みんなで共有したい具体的な話題を振ると、話をしてもらいやすいと思います。

ただ、具体的な話を振ったとき、時には担当者が詳しい話をできない場合もあります。これは、たとえば訪問介護事業所の直接の担当者ではなく、サービス提供責任者が会議に参加している場合などです。もし、訪問介護からの情報提供が検討の際に重要な意味を持つのであれば、あらかじめ直接の担当者の参加を求めておくか、サービス提供責任者にこれとこれについて直接の担当者に確認した上で参加してくれるよう依頼しておく必要があります。このとき、記録の確認ではなく、担当者に直接、話を聞いてもらうよう頼むことがポイント。記録には書いていない情報を、担当者はたくさん持っているからです。これは事前の準備に含まれることではありますが、具体的な話を聞き出すには欠かせないことですので注意が必要です。

また、サービス担当者会議では利用者の思いを確認することも忘れてはなりません。「どんな生活がしたいですか」と尋ねると、「このままがいい」とおっしゃる利用者もいます。聞き流してしまいそうな言葉ですが、利用者の考える「このまま」とはどういうことなのか、具体的に確認してみましょう。自分で食事を作りたい、腰が痛くても掃除は自分でやりたいなど、その方の考えている「このまま」の内容は、こちらが考えていたこととズレている場合もあります。言葉にしていただくことで、その方が何を大切にしているのか、サービス担当者も利用者自身も改めて意識することができると思います。