居宅介護支援事業所に対する運営指導では、アセスメント、課題分析、サービス担当者会議、ケアプランの作成、モニタリング、再アセスメントまでの一連のプロセスにおいて、記録が整合的かつ一貫しているどうかが確認される。

2021年度の制度改正以降、「標準化されたアセスメントの導入」が推奨されており、23年には課題分析標準項目の改正も行われた。

アセスメントとケアプランとの間に不整合がある場合や、形式的な記載にとどまっている場合は、是正指導の対象となる。課題分析の具体性と、利用者の生活機能・社会参加への意識が明示されているかどうかが重要である。

管理票と実績の食い違い防止を

給付管理業務においては、ケアマネジャーが作成した給付管理票とサービス事業者から報告される実績との間に食い違いがないかどうか、運営指導で精査される。

近年、ICTの導入によって記録の電子化が進んでいるが、事業所内のチェック体制が甘いため、給付管理票と実績との間の不整合が見逃されてしまう事例も出ている。

記録されたサービスの内容が、実際に利用者に提供されたものと一致しているか、支援経過記録と整合しているかを日常的に確認する体制の構築が必要である。形式的な「モニタリング訪問」の記載ではなく、訪問の目的や利用者の状態の変化に関する具体的な記録が求められる。

改めて重要視される「業務独立性」

24年度の制度改正の一環として、法人内に複数のサービス種別を有する場合の「業務の独立性」の確保が改めて重要視されている。

居宅介護支援事業所において、同一法人内の通所系・訪問系のサービスを優先的に紹介している場合、運営指導でその根拠が求められ、ケアマネジメントの中立性が問われる。

特定の事業者への偏重が著しいと、利用者の選択権を侵害しているとみなされ、是正指導の対象となる。選定理由の説明に加え、利用者同意の記録をきちんと残しておく必要がある。

主任ケアマネの役割と指導体制

また、主任ケアマネが適切に配置され、定期的な個別事例の検討や、後進ケアマネの指導を行っているかどうかもチェックされる。

ただ要件を満たすための形式的な配置ではなく、職務分担表や業務日誌などを通じて、実態を確認できるようにしておかなければならない。

21年度以降の制度改正により、主任ケアマネが果たすべき役割はより明確化されており、特に、高難度の事例やリスク対応時における指導体制が整っていない場合は改善指導の対象となる。

BCPは運用の中身が問われる

21年度の制度改正により、全ての介護サービス事業者に業務継続計画（BCP）の策定が義務付けられた。

運営指導では、BCPの策定に加え、年1回の訓練実施、研修の実施記録、緊急時連絡体制の整備など、計画が実際に運用されているかどうかが問われる。

さらに、感染症流行時における業務分担や代替支援体制の有無、ICTや電話を活用した支援継続策などに関する記録も確認される。職員が少人数で構成される事業所では、外部との連携や応援協定の有無もポイントとなる。

このほか、利用者との契約書及び重要事項説明書の交付・保存状況もチェック対象となる。

交付日の記載や説明者の署名、利用者の同意署名の有無に加え、記載された内容が最新の制度や報酬体系に基づいているかどうかも評価される。たとえ軽微な制度変更であっても、契約書にそれが反映されていなければ、それだけで改善報告が求められるケースもある。また、契約変更時の履歴管理や、説明責任の履行に関する文書化も重要である。

以上のように、居宅介護支援事業所の運営指導では、ケアマネジメントの基本プロセスの遵守状況、記録の一貫性、中立性の確保、危機対応体制など、多角的な観点から行政のチェックが入る。

形式的な帳票整備にとどまらず、実態との整合性、利用者本位の視点、制度の的確な運用がいずれも問われる。記録・手順・組織体制の全てを再点検し、平時から業務の質を高めることが重要である。