ミスの発生要因を根本から排除、業務効率化の一手に

ケアマネジャーの皆さんは、ケアプランの実績を手入力する際に「大変だな」と感じたことはありませんか。入力ミスをして報酬の返戻が生じてしまった経験をお持ちの方も少なくないでしょう。あるいは、ケアプランを事業所ごとに郵送（あるいはFAX送信）する作業に時間や手間を取られ、残業時間の増加につながっているケースも多いはずです。ケアプランデータ連携システムは、こうした課題を業務効率化により解消するために誕生したもので、利用者支援にかける時間増加や、ケアの質向上にもつながると考えられています。

これまで居宅介護支援事業所では、ケアプラン（予定）を作成してから印刷し、各サービス事業所に郵送やFAXで送付。サービス事業所側でその内容を打ち込み、実際にサービス提供した実績を居宅介護支援事業所に送って、ケアマネジャーがその内容をあらためて打ち込む――という流れが一般的でした。つまり、一度完成した書類（データ）をそのまま活用せず、わざわざ打ち込み直す作業が二度も発生していたわけです。これではミスが発生しやすいのも当然で、貴重な労働力をここに割くことも問題だと言えます。例えるなら、せっかくデリバリーで運んでもらった料理をそのまま食せず、わざわざ自宅で調理し直すようなものではないでしょうか。

そこで、ケアプラン（計画・予定・実績の情報）のやり取りをオンラインで完結できるよう国民健康保険中央会と厚生労働省がタッグを組み、社会インフラとして構築したのがケアプランデータ連携システムです。岸田政権下で設置された「デジタル行財政改革会議」においては、特にデジタル化を加速すべき分野の一つとして介護が挙げられています。その具体的方策としても本システムは期待されており、普及している自治体の割合などをKPIとして設定し、一層の活用を目指しているところです。

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「時間外業務3分の1」「返戻ゼロ」などの声が続々

本システムの大きな特徴の一つが、操作がとても簡単なこと。ケアプランにおける計画書（第1～3表）や提供表データ（第6～7表)などのファイル※をドラッグ＆ドロップするだけ――つまりマウスで長押しして所定の場所に移動させるだけで、送信準備が完了する仕組みです。複雑なことはまったくない、PCに詳しくない方でも容易に扱えるようになっていることを、ぜひ知ってもらいたいです。また、介護報酬請求でも使用されているセキュリティー方式を採用しており、安全性という側面からも安心して利用できます。
※CSVファイル形式が基本

今回、本システムを構築するに当たって、データ連携の約束事を「ケアプラン標準仕様」として定めました。ケアプランデータの受け渡し方法が標準化・統一され、製品や企業の枠を超えてスムーズな連携が実現されたことも、大きな変化だと思っています。現在、すべての項目においてベンダー試験が完了している介護ソフト会社は「ケアプランデータ連携システム ヘルプデスクサポートサイト」で一覧にしているので、ぜひご確認ください。また、厚生労働省では「介護サービス事業者におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」などの役立つ資料も公開しています。

実際に本システムを導入した事業所からは、「FAX時代は2日間かかっていた送付作業が半日で済むようになった」「1カ月当たりの時間外勤務が3分の1に削減できた」など、生産性向上を実感する声が多数届いています。あるケアマネジャーさんは、毎月700件ほどある請求業務のうち約20件の返戻が常態化していたそうですが、本システムの導入後は返戻ゼロを実現できているのだとか。「ミスをしないように」という心理的な負担を軽減できることを含めて、デジタル化の意義を私自身もあらためて実感しています。